NORMAS GENERALES Y CONTRAPRESTACIONES ECONÓMICAS POR LA UTILIZACIÓN DEL SALÓN DE ACTOS Y LAS SALAS DE REUNIONES DEL INSTITUTO DE CIENCIAS AGRARIAS (ICA).

La Resolución del Presidente del CSIC de fecha 28 de abril de 2010 regula las autorizaciones especiales de uso de los salones de actos de la Institución. En su punto 3º la resolución determina que serán los Directores de cada Instituto los que fijen las condiciones particulares y contraprestaciones, en su caso, a satisfacer por el uso de las salas de cada centro.

En virtud de lo anteriormente expuesto y según acuerdo de la Junta de Instituto de 24 de marzo de 2017, se ha resulto autorizar el uso de las salas del ICA, para actos de carácter científico, técnico y cultural. Las autorizaciones para otro tipo de actos no están inicialmente contempladas, aunque se podrán valorar de forma individual.

El aforo y coste (precios sin IVA) de las Salas en horario de 8:00 a 15:00 horas son los siguientes:

Las peticiones para la reserva de las salas se dirigirán al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., acompañándola de la solicitud que se adjunta y el programa del acto.

SOLICITUD:

Solicitud_uso_de_salas_ica.docx

Consultar reservas

NORMAS DE UTILIZACIÓN:

1. Los actos y reuniones propios del ICA tendrán prioridad sobre cualquier otra petición realizada. Al formar parte de un organismo oficial, y con independencia de su previa autorización, el uso de las salas del ICA quedará condicionada a su potencial utilización en actos oficiales. En este caso, se pondrá en conocimiento de las personas autorizadas de forma expresa y urgente.
2. Con carácter general, la autorización para uso de salas y espacios del ICA quedará condicionada a respetar la actividad normal del Centro, no debiendo la utilización de la sala o espacio de que se trate, entorpecer el uso de inmueble. Se tendrá especial cuidado en mantener despejadas las entradas a laboratorios y despachos próximos, para que puedan desarrollar su actividad normalmente las personas que allí trabajan, dejando espacio libre para el tránsito de personas y enseres propios de los laboratorios.
3. La utilización de las salas del ICA, se realizará exclusivamente en días laborables de lunes a viernes en horario de 8:00 a 15:00 horas, referidos al calendario laboral de Madrid.
4. La autorización del uso de las salas será intransferible, otorgándose de forma única y exclusiva a la persona física o jurídica que lo solicita.
5. La persona autorizada deberá atender en todo momento al cumplimiento de la normativa vigente sobre seguridad, planes de evacuación, protección contra incendios, etc. Estas instrucciones serán facilitadas por la Dirección del ICA.
6. Los actos deberán celebrarse única y exclusivamente en los espacios cedidos al efecto.
7. Las contraprestaciones económicas a satisfacer por el uso de las salas y espacios del ICA quedan fijados arriba del presente documento, y serán de aplicación para todas las solicitudes formalizadas a partir de la fecha de la firma del mismo. El personal del ICA, no está sujeto a contraprestaciones económicas, si bien es deseable su satisfacción en el caso de que el presupuesto del evento organizado lo permita.
8. El aforo de las salas es el arriba reseñado, no pudiendo exceder el número de asistentes al acto la capacidad de aforo establecida para cada sala.
9. No se podrá alterar la distribución del mobiliario de las salas, ni su fisionomía, ni colocar elementos materiales u objetos que no hayan sido autorizados previamente.
10. En el caso de que la celebración del acto requiera unas condiciones especiales de luz, megafonía, decoración, instalación de carteles, etc., los solicitantes presentarán, junto al formulario de solicitud, las observaciones necesarias debidamente detalladas. La Dirección del ICA estudiará cada caso para proceder o no a su autorización.
11. El personal designado del ICA se reserva la posibilidad de inspeccionar en cualquier momento los espacios objeto de cesión, para garantizar que los mismos son utilizados de acuerdo a los términos autorizados.
12. La utilización del nombre del ICA y/o del CSIC por parte de los solicitantes en publicidad, objetos o materiales impresos, requerirá autorización previa, explicita, expresa y por escrito, por parte del CSIC, a través de la unidad competente al respecto. Asimismo estará expresamente prohibido ocultar o cubrir al logotipo del CSIC o del ICA, así como fijar cualquier material adhesivo al mobiliario.
13. En el Salón de actos del ICA no está permitido el servicio de catering. Si durante la celebración de los actos estuviera previsto ofrecer un servicio de catering, se consultará la disponibilidad en las salas de biblioteca y/o juntas, para cuya utilización deberá cursarse una solicitud incluida en el formulario adjunto. Los gastos del catering correrán a cargo de la entidad organizadora del evento. A la finalización del mismo los espacios cedidos deberán quedar recogidos y limpios. No se permite cocinar en el interior de los espacios cedidos. En el caso de ser necesario, al empresa encargada del servicio deberá realizar la preparación de alimentos en el exterior mediante la instalación de un camión-cocina, carpa o similar. No está permitido el ofrecer un servicio de catering en el hall o en los pasillos del Instituto.
14. Una vez finalizado el acto que dé lugar la cesión, el autorizado deberá dejar la sala en las mismas condiciones en las que se le cedió.
15. La responsabilidad de los enseres que se depositen en las salas o espacios cedidos por el ICA para la celebración de los eventos corresponderá a los organizadores del acto.
16. Las personas o entidades autorizadas deberán satisfacer el importe de los desperfectos ocasionados, tanto por sí mismos, como por el personal a sus órdenes o asistentes al evento, en los espacios cedidos por el ICA, así como resarcir por los eventuales daños personales o materiales adicionales causados. A tal efecto y atendiendo a las características particulares del evento a celebrar, se estudiará la posibilidad de aportar un seguro de responsabilidad por parte de las entidades solicitantes.